Claves del mantenimiento y limpieza de oficinas

limpieza de oficinas

El mantenimiento y limpieza de oficinas es una parte muy importante en todas las empresas, ya que asegurará que todas las instalaciones y equipos están listos y preparados para que los trabajadores desarrollen su trabajo desde el comienzo de la jornada laboral en un ambiente limpio, ordenado y sin olores y otras distracciones causadas por la suciedad o abundancia de elementos.

Contratando una empresa de mantenimiento de oficinas los responsables de las empresas se asegurarán de que todo funciona correctamente, lo que mejorará la productividad de sus trabajadores. Además, podrán estar tranquilos, porque si se produce alguna avería los servicios de mantenimiento lo resolverá rápidamente.

Puntos más importantes del mantenimiento y limpieza de oficinas

Plan de mantenimiento de oficinas

Las labores de mantenimiento de una oficina exigen mucha organización, ya que hay muchas tareas a realizar e instalaciones que revisar. Para ello se dividen las actividades de mantenimiento en diferentes planes de acción.

  • Plan correctivo: Consiste en reparar averías, la respuesta de los secciones de mantenimiento de oficinas debe ser rápida y efectiva.
  • Plan conductivo: Con el fin de controlar el funcionamiento de las instalaciones se revisan a diario las condiciones de temperatura y seguridad en las que se encuentran las instalaciones antes de que lleguen los trabajadores.
  • Plan predictivo: Analizar el comportamiento de las instalaciones eléctricas, de climatización, ascensores y detectores de incendios. Por ejemplo, si consumen más energía de lo normal podría ser una señal de que algo falla.
  • Plan preventivo: Revisión de las instalaciones para prevenir las averías. Es importante una buena organización en estas tareas para impedir que haya tiempos muertos en el horario de trabajo de los empleados.

Para que todo el plan de mantenimiento de oficinas se lleve a cabo es necesario hacer un planning sabiendo cuánto se tarda en cada una de las labores y la periodicidad necesarias de las revisiones para que sean efectivas.

Una vez se sabe es necesario que los profesionales tengan las formación necesaria y que estén bien organizados para que todas las actividades de mantenimiento de oficinas sea efectiva.

Empresas de mantenimiento de oficinas

Elegir la empresa de mantenimiento de oficinas es una importante decisión, ya que influirá en la productividad de los trabajadores y el desarrollo de sus actividades.

Para ello deben asegurarnos que los servicios de mantenimiento de oficinas sean realizados siguiendo unas directrices básicas:

  • Sostenibilidad
  • Eficiencia y eficacia en las actividades de mantenimiento
  • Innovación
  • Buena planificación de las tareas
  • Compromiso en el seguimiento de los servicios de mantenimiento
  • Rápida respuesta en la gestión de avisos, órdenes de trabajo e incidencias

Para saber el estado en el que se encuentran las instalaciones y equipos, las empresas de mantenimiento de oficinas necesitan un informe técnico para que la empresa sea consciente del trabajo a realizar en su edificio.

Una vez hayan comenzado las tareas la empresa de servicios de mantenimiento realizará informes periódicos de mejoras que recomendarán medidas para el ahorro de energía y prolongación de vida útil de las instalaciones y equipos.

Dependiendo de las características del edificio y del trabajo que se realice en las oficinas se necesitarán diferentes empresas de mantenimiento de oficinas, para ello hay empresas especializadas en diferentes ámbitos:

  • Ascensores
  • Extintores y seguridad
  • Edificios, fachada y exteriores
  • Instalaciones eléctricas
  • Aparatos de climatización
  • Equipos informáticos
  • Limpieza de oficinas
  • Limpieza general

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Contrato de mantenimiento de oficinas

Las empresas de mantenimiento de oficinas en el contrato que firma con las diferentes empresas se compromete a revisar, reparar y mantener en las mejores condiciones de uso posibles de los equipos e instalaciones.

Los contratos que firman las empresas dedicadas al mantenimiento de oficinas se basan en los siguientes puntos:

  • Fecha de inicio y fin del contrato
  • Condiciones
  • Número de equipos e instalaciones y estado de las mismas
  • Si se incluyen repuestos, todos o parte de ellos
  • Número de visitas y plazo de las revisiones
  • Cuotas, formas de pago y actualizaciones

El costo de mantenimiento de oficinas depende del número de horas que contrate la empresa. Cuántas más horas se contraten, mejor relación precio/ hora.

Manual de mantenimiento y limpieza de oficinas

La limpieza de las oficinas es muy importante para que los trabajadores tengan un buen ambiente, pero requiere tiempo y profesionalidad, ya que cada una de sus partes necesita que técnicas y productos de limpieza diferente.

El siguiente manual de mantenimiento de oficinas detalla los puntos más importantes que se deben seguir para tener una oficina limpia.

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Limpieza de mobiliario

Es muy importante quitar el polvo a diario de todas las mesas, estanterías y demás superficies de la oficina.

Una oficina llena de polvo no solo es perjudicial para la salud de los trabajadores, si no que además da muy mala imagen a las visitas o clientes que acudan a ella. Además, el polvo y la suciedad puede ser la responsable del mal funcionamiento de máquinas e instalaciones.

Para la limpieza y mantenimiento del mobiliario se deben utilizar diferentes productos según los materiales. A continuación os damos una lista de los materiales más comunes y cómo se deben limpiar cada uno de ellos:

Muebles tapizados

  • Absorben mucha suciedad y polvo.
  • Se tienen que aspirar diariamente sillas y sofás.
  • Cada cierto tiempo hay que hacer una limpieza en profundidad con productos para la limpieza de textiles.
  • En el caso que los muebles sean de piel necesitan productos hidratantes.

Mesas, estanterías y armarios sintéticos

  • Este tipo de mobiliario suele estar hecho de con conglomerados cubiertos de resina melanímicas. Son superficies cerradas y libres de polvo que hace que la limpieza sea muy sencilla. Con quitar el polvo y pasar una bayeta con jabón el resultado es bueno.
  • Si los muebles son de madera suelen estar recubiertos de barnices y ceras, para limpiarlos es necesario pasar una bayeta húmeda con una solución neutra para no dañar la superficie.

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Desinfección de aparatos electrónicos

Los teléfonos o equipos informáticos, no solo acumulan mucho por polvo, además pueden ser foco de infecciones ya que los utilizan muchas personas.

  • Teléfonos

Los auriculares pueden suponer contagios de enfermedades por vía oral. Suelen se de poca importancia como resfriados o gripes, pero podemos evitarlo con una limpieza diaria de los auriculares con productos desinfectantes.

  • Equipos informáticos

Con una bayeta de microfibra y un producto antiestático se pueden limpiar los monitores, ratones y ordenadores. Para limpiar el teclado, además de quitar el polvo, se debe aspirar el teclado con cuidado para limpiar el interior.

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Limpieza de ordenadores

A la hora de limpiar aparatos electrónicos hay que tener en cuenta las siguientes precauciones:

  • No utilizar productos de limpieza abrasivos, como amoniaco, acetona o alcohol.
  • No se debe rociar directamente la pantalla, es mejor pasar el paño humedecido. Así evitaremos que el líquido se cuele por los bordes.
  • Hay que tener cuidado con los paños que se utilizan para no hacer rayones.
  • Desconectar los aparatos para evitar percances.

Limpieza de pavimentos

Que los suelos están limpios y relucientes forma una parte muy importante de la limpieza de oficinas, por que además de dar buena imagen ayudaremos a su mantenimiento en buen estado.

Para que el resultado sea bueno es necesario que se utilicen los productos y técnicas necesarias para cada tipo de material.

Pavimentos duros

  • Si los pavimentos son naturales como mármol, granito o terrazo para su mantenimiento es necesario pasar una mopa de algodón todos los días y fregarlo con un agua y un producto neutro.
  • En el caso que el pavimento de la oficina sea artificial, por ejemplo de gres, con pasar la mopa a diario y fregarlo con agua y un detergente es suficiente para que el resultado sea bueno.

Moquetas y Alfombras

  • Muchas oficinas tiene sus suelos cubiertos con moquetas, que tienen un mantenimiento y limpieza complicado porque acumulan mucho polvo y suciedad.
  • Para que están limpias es necesario que sean aspiradas diariamente.
  • La limpieza con máquinas de inyección o espuma seca se hagan frecuentemente.

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Actividades generales de mantenimiento de oficinas

Hay una serie de tareas que se tiene que realizar todos los días para que las oficinas de mantengan limpias.

  • Recogida de residuos
  • Vaciado y limpieza de papeleras
  • Mopeado o barrido de todos los suelos
  • Desempolvar el mobiliario
  • Limpieza y desinfección de aseos, pavimento
  • Limpieza de los accesorios de limpieza y guardado en un espacio limpio y cerrado

¿Por qué es tan importante la limpieza y mantenimiento de oficinas?

El mantenimiento de oficinas es una parte muy importante para las empresas por muchas razones:

  • Es el lugar de trabajo de muchas personas y mejor sea el ambiente más productivos serán.
  • La higiene es importante porque al pasar mucha gente por las oficinas es importante que no haya focos de infección, para ello es necesaria que la limpieza y desinfección sea efectiva.
  • Un buen mantenimiento evita futuras averías y se pare el trabajo de los empleados.
  • El buen estado de las instalaciones hace que las oficinas sean más seguras.
  • El mantenimiento de las oficinas y el correcto funcionamiento de las instalaciones supondrá un ahorro de energía.

Y tu, ¿Ya sabes cuales son las claves de un buen mantenimiento y limpieza de oficinas?

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